Una vez tuve que escribir un saludo de Navidad para un cliente con el que llevaba años trabajando. La petición era sencilla: que fuera breve y que no mencionara ventas.
Sabía qué debía conseguir el correo, pero aun así reescribí varias veces las mismas frases. Si sonaba demasiado formal, parecía un aviso masivo. Si sonaba demasiado cercano, no encajaba con la relación de trabajo. Si añadía información del producto, el saludo cambiaba de intención. Fue entonces cuando empecé a pensar que una herramienta de correo no debía empezar haciendo más bonitas las frases. Debía empezar entendiendo para quién era el mensaje.
Un correo tiene tres pasadas
En el trabajo escribía muchos correos. No eran notificaciones automáticas, sino mensajes para clientes, socios, compañeros de proyecto o alguien a quien necesitaba escribir después de una entrevista. Normalmente tenían que pasar por tres etapas.
La primera etapa era decidir qué decir. La misma situación cambia cuando cambia el destinatario. Un cliente no necesita las mismas palabras que un compañero. Tenía que decidir si explicar primero el contexto o hacer primero la petición, qué datos no podían faltar y si el tono debía ser formal o natural.
La segunda etapa era conseguir que el mensaje se viera bien. La anchura de las líneas, el espacio y el énfasis no terminan la comunicación, pero influyen en que el destinatario pueda seguirla sin esfuerzo.
La última etapa era convertirlo en un HTML que los clientes de correo pudieran entender. Era la parte más molesta. Un diseño podía verse perfecto en el navegador y desordenarse en Outlook de escritorio. Si se descuidaba cualquiera de las tres etapas, el correo lo mostraba. Los hechos podían ser correctos y el mensaje verse descuidado, o el diseño podía estar pulido mientras las palabras no llegaban al punto.
Lo difícil no era la dificultad. Era repetirlo.
Cada correo me obligaba a empezar otra vez desde la primera etapa. Cambiaba el destinatario y cambiaban las dos primeras. Cambiaba la situación y cambiaban las tres. Después de repetirlo suficiente, entendí que no era un coste ocasional. Estaba unido a cada mensaje.
Un correo cuidado, sumado al tiempo de decidir qué debía decir, podía consumir fácilmente una o dos horas. Así que muchas veces me conformaba. Enviaba un mensaje de texto plano que cubriera los hechos, o buscaba un correo antiguo, cambiaba el saludo y la fecha, y lo enviaba de nuevo.
Conformarse se convierte en hábito. Cuando aparecía un mensaje importante, mi primera reacción era pensar que unas líneas improvisadas tendrían que servir. No quería arreglar solo un correo. Quería romper el ciclo de empezar desde una página en blanco y terminar aceptando algo a regañadientes.
Lo que quería era bastante sencillo
Quería explicar la situación real en una conversación y recibir un correo que encajara tanto con el mensaje como con la relación. Explicar la situación no significa escribir una frase vaga. Significa decirle a la IA para quién es el correo, cuál es la ocasión, qué quiero decir, qué tono busco y qué datos concretos no pueden fallar.
Las fechas, los importes, los nombres y las empresas no se pueden adivinar a partir de una plantilla. Un tono formal puede servir para un responsable, un cliente u otro contacto profesional. Un tono amistoso puede servir para un compañero o un amigo. Si el remitente necesita algo más específico, como chino clásico, un tono juguetón o académico, debería poder describirlo directamente.
Una plantilla puede resolver parte del diseño y la estructura. No puede decidir la distancia adecuada entre dos personas. Debe ser un punto de partida que se pueda revisar y cambiar, no un conjunto de casillas fijas en las que el remitente tenga que forzar la relación y los hechos.
La IA completó la parte que faltaba
Ahora la petición puede vivir dentro de una conversación. La IA utiliza el destinatario, la situación, el objetivo, el tono y los datos concretos para ordenar el correo, y después recomienda plantillas más cercanas a la necesidad real. Si una no encaja, el remitente puede explicar qué está mal en la misma conversación.
La parte que antes daba vueltas en mi cabeza ahora tiene un lugar donde resolverse. La herramienta no solo cambia una frase por otra. Mantiene juntos el contexto, la relación y la acción siguiente. El remitente todavía tiene que revisar el resultado, pero la revisión puede centrarse en algo concreto.
Así tomó forma EasyAImail
Mantuve el flujo en tres pasos: explicar la petición y dejar que la IA prepare un borrador; señalar qué está mal en la misma conversación; y revisar el contenido, el saludo y el diseño antes de añadir el destinatario y enviarlo.
La parte que más trabajo exigió fue asegurar que el correo generado se pudiera enviar de verdad. Los estilos y la composición tenían que viajar dentro del propio mensaje para que no se desordenara en otra bandeja de entrada. Escribí más sobre ese problema de compatibilidad en por qué el correo HTML se desordena en Outlook.
La herramienta empezó como una forma de resolver una molestia propia. Después entendí lo familiar que era esa molestia. Muchas personas han querido escribir un correo decente, han pensado demasiado en él y al final han decidido que unas líneas descuidadas tendrían que servir.
Si te resulta familiar, puedes leer nuestra guía para elegir una herramienta de correo con IA y después abrir EasyAImail para contarle a la IA lo que realmente necesitas decir.